Selon cette enquête, pour 28 % des cadres français, la moitié des réunions serait inutile !
A l'heure où chaque entreprise cherche à améliorer ses processus pour les rendre plus efficaces, il y a, dans les résultats de cette enquête, un vrai plaidoyer pour la formation ...
Les motifs invoqués sont nombreux : - le sujet dévie (39 %),
- l’absence d’ordre du jour (35 %),
- la présence de personnes non concernées (35 %),
- l’absence des personnes les plus concernées (31 %),
- le manque de préparation des participants (34 %),
- le manque de préparation de l’organisateur de la réunion (31 %).
En conclusion de l'enquête, Olivier Gélis, Directeur Général de Robert Half, propose quelques conseils pratiques :
Fréquence des réunions ?
« Le manque d’informations à mettre à l’ordre du jour indique qu’il faut tout simplement les espacer. »
Durée des réunions :
« Le temps est précieux pour chacun et l’attention est difficile à maintenir sur un long laps de temps, mieux vaut se fixer pour règle « 1 réunion, 1 heure grand maximum ». Pas le choix ? « Dans ce cas, prévoyez des pauses permettant de consulter ses messages et messageries et d’échanger de façon informelle entre deux sessions de travail. »
Détail de l’ordre du jour :
« A l’organisateur de cerner les points essentiels, mais attention : sans oublier de se mettre à la place des participants pour bien relever ce qui est important pour eux. »
Le choix des participants :
« Il faut convier uniquement les collaborateurs réellement impliqués. Inutile de faire participer des personnes qui n’interviendront finalement pas sur le sujet/projet abordé. ». Trop d’intervenants nuit à la prise de décision et peut être la cause de retard.
L'utilisation des supports visuels ?
« Ils sont là pour illustrer et non pour ralentir la réunion. Pensez à distribuer avant la réunion un document qui rassemble ces visuels, pour n’aborder en groupe que les plus importants. »
Le compte-rendu :
« Une réunion efficace est aussi celle qui se traduit par un compte-rendu qui établit un planning des actions à mener et rappelle l’attribution des tâches de chacun. ».
Des conseils de bons sens mais qui ne permettront pas de modifier, à leur seule lecture et sans véritable formation, des comportements managériaux profondément ancrés.
(1) Réunionite, vous avez dit réunionite… Site Internet : www.roberthalf.fr
Image: Deconstructing Tonino
